Аренда LED-экрана на мероприятие: как читать смету, выбрать размер и не переплатить

Из чего складывается цена аренды светодиодного экрана

Светодиодный экран собирают из одинаковых панелей-кабинетов, как из кубиков. Поэтому почти любая смета на аренду LED-экрана состоит из одних и тех же строк. Вот они и вопрос, который стоит задать по каждой.

• Панели. Сам экран, его считают по площади в квадратных метрах. Обычно это самая большая строка. Спросите: какой шаг пикселя и для улицы эти панели или для помещения.
• Процессор и коммутация. Процессор принимает сигнал с ноутбука или пульта и раскладывает картинку по панелям, коммутация — кабели и всё, что соединяет экран с источником. Без процессора экран — просто стена из ящиков. Спросите: какие входы есть и как далеко может стоять ноутбук.
• Конструкция. Напольные стойки, ферма или подвес. Для уличных и больших экранов это отдельная строка со своим монтажом и иногда со своей бригадой. Спросите: на чём будет стоять экран и нужен ли площадке расчёт нагрузки.
• Монтаж и демонтаж. Бригада и её часы. Спросите: сколько часов нужно на сборку и что будет, если площадка даст окно только ночью.
• Видеоинженер на смене. Человек, который весь день ведёт картинку и переключает источники: слайды, видео, камеру. Спросите: кто ведёт картинку в день события и входит ли он в цену.
• Доставка. В пределах города или по километрам за его границей. Спросите: сколько будет стоить выезд на вашу площадку.

Главное: смета без строки про человека на смене не дешевле, просто в ней кого-то не хватает.

Как сравнить две сметы на аренду LED-экрана

Положите две сметы рядом и пройдите по строкам. Если в одной строки нет, это не значит, что она бесплатна, — значит, её придётся оплатить отдельно или сделать самим.

Если одна смета дешевле, а шаг пикселя в ней крупнее, вы сравниваете разные экраны. На расстоянии в пару метров это заметно сразу: по картинке идёт сетка из точек.

Главное: сначала одинаковый состав и одинаковые панели, потом итог.

Какой размер экрана нужен под зал

Для первой прикидки есть простое правило: высота экрана — примерно десятая часть расстояния до последнего ряда. Если зал в глубину 25 метров, экрану нужна высота 2,5–3 метра, то есть подойдёт 4×3 м. Меньше — с последних рядов не прочитают цифры на слайде. Больше — первым рядам придётся вертеть головой.

Второе, о чём забывают, — соотношение сторон. Презентации и видео обычно делают в пропорции 16:9. Экран 4×3 м — это 4:3, и слайд 16:9 займёт его не по всей высоте, сверху и снизу останутся чёрные поля. Экран 6×3 м — это 2:1, и там поля будут уже по бокам. Поэтому до события спросите у исполнителя разрешение экрана в пикселях и отдайте его тому, кто делает презентацию.

И третье — высота от пола. В зале, где гости сидят, нижний край экрана обычно поднимают над головами первых рядов. Если гости стоят, поднимают выше, иначе нижнюю треть экрана видят только первые ряды.

Главное: размер считают от последнего ряда, а контент готовят под разрешение экрана.

Шаг пикселя и правило расстояния до зрителя

Шаг пикселя — это расстояние между центрами соседних светящихся точек, в миллиметрах. Чем он меньше, тем ближе можно подойти к экрану и не увидеть отдельных точек и тем дороже панель.

Грубое правило, которым пользуются при подборе: минимальное расстояние до зрителя в метрах примерно равно шагу пикселя в миллиметрах, а комфортное — в два-три раза больше. Значит, при шаге 3,9 мм первый ряд должен сидеть хотя бы в четырёх метрах, а лучше — в восьми и дальше.

Отсюда честный совет: на улице не переплачивайте за мелкий шаг — его никто не разглядит с дистанции. А в зале, где первый ряд в трёх метрах, не экономьте на нём: крупное зерно будет видно весь вечер. Если экран будут снимать на камеру для трансляции, скажите об этом заранее: на видео с некоторых панелей идёт рябь, и исполнитель должен это учесть.

Главное: когда запрашиваете цену, сразу назовите расстояние до первого ряда — от него зависит, какие панели вам предложат.

Уличный экран или в помещении: в чём разница

Уличный светодиодный экран — это не тот же экран, вынесенный во двор. Уличные панели в несколько раз ярче, защищены от влаги и рассчитаны на прямое солнце, поэтому компактный экран работает у входа, на ярмарке или у промозоны и днём. Панели для помещения на улице днём выглядят бледно, а уличные в тёмном зале слепят, и их приходится приглушать.

На улице появляются вопросы, которых нет в зале. Ветер: большой экран — это парус, и конструкцию крепят балластом или к ферме, а при сильном ветре экран могут попросить опустить. Дождь: панели его выдерживают, процессор и ноутбук — нет, им нужен навес. Электричество: экрану нужна мощность, которую не даёт обычная розетка, — уточните, есть ли на площадке подключение или нужен генератор. И солнце: если оно светит зрителю в глаза из-за экрана, конструкцию лучше развернуть, это решают заранее на схеме размещения.

Вечером всё проще: экран над головами собирает людей за столами, как кинотеатр под открытым небом. На вечеринке в финал чемпионата мира матч шёл у нас сразу во дворе и в зале, и гости переходили из одного пространства в другое, не теряя игру.

Главное: для улицы берите уличные панели и заранее решите ветер, навес для техники, электричество и сторону солнца.

Монтаж, сроки и кто на площадке отвечает за картинку

Монтаж начинается в окно, которое даёт площадка. Экран 4×3 м на напольных стойках собирают около двух часов, 8×4,5 м с фермой — около четырёх. Демонтаж идёт примерно вдвое быстрее. Если площадка пускает только ночью или за час до гостей, это нужно знать до сметы: от окна зависит, сколько людей приедет и будет ли наценка.

По срокам ориентир такой. Экран на обычную дату стоит запросить за две-три недели. На декабрь, когда корпоративы идут каждый вечер, и на летний сезон фестивалей — раньше. Контент отдайте исполнителю за день-два до события, чтобы спокойно проверить его на экране, без флешки в последний момент.

В день события важно понимать, кто за что отвечает. Монтажники собирают экран и подключают процессор. Картинку весь день ведёт либо ваш оператор с ноутбука, либо видеоинженер исполнителя. Звук — звукорежиссёр, и с ним заранее договариваются, откуда идёт звук видео. Мы до начала вместе с вашим оператором проверяем на экране презентации и видео, а если картинку некому вести, даём своего видеоинженера на весь день — отдельной строкой.

Если ноутбук должен стоять далеко от экрана, например у режиссёрского пульта в конце зала, обычного провода HDMI не хватит: нужен удлинитель сигнала. Об этом тоже скажите заранее.

Главное: окно монтажа, срок сдачи контента и имя человека, который ведёт картинку, — до подписания.

Пять ошибок, которые дорого обходятся

1. Размер по бюджету. С последних рядов не видно слайдов, и половина зала только слушает. Что делать: считать высоту от последнего ряда и, если бюджет не позволяет, ставить по бокам дополнительные экраны поменьше.
2. Контент не под экран. Слайды 16:9 на экране 4:3 с полями, мелкий шрифт, видео в низком качестве. Что делать: взять у исполнителя разрешение в пикселях и отдать его тому, кто готовит презентацию.
3. Никто не ведёт картинку. Ноутбук стоит у экрана, а переключать слайды бегает организатор. Что делать: заранее назначить оператора или взять видеоинженера на смену.
4. Площадка не знает о монтаже. Нет окна, нет грузового лифта, нет нужной мощности. Что делать: передать исполнителю контакт технического директора площадки и дать им договориться напрямую.
5. Смена кончилась раньше события. Программа затянулась, а в смете восемь часов. Что делать: заранее узнать цену каждого следующего часа.

Главное: почти все эти ошибки видны ещё на этапе сметы, если задать правильные вопросы.

Что спросить у исполнителя до подписания

• Какой шаг пикселя и тип панелей вы предлагаете и почему именно такой для моего зала?
• Что входит в цену за смену, а что считается отдельно?
• Сколько часов нужно на монтаж и что, если площадка даст окно ночью?
• Кто ведёт картинку в день события и что будет, если ноутбук не подключится?
• Какое разрешение у экрана в пикселях и к какому сроку нужен контент?
• Что будет, если панель погаснет во время события, — есть ли запасные на площадке?
• Где экраны этого размера уже стояли, есть ли фото и видео?

Хороший исполнитель отвечает на всё это сразу и цифрами. Например, на New Retail Forum четыре экрана разных размеров четыре дня работали на двух площадках, и каждый считали от расстояния до последнего ряда, чтобы сзади читались фамилия и должность спикера.

И совет против себя. Если у вас презентация на двадцать-тридцать человек в переговорной, светодиодный экран, скорее всего, не нужен: хороший проектор или большой телевизор обойдутся в разы дешевле и справятся. Если в зале площадки уже есть свой экран нужного размера, используйте его. Аренда LED-экрана оправдана, когда зал большой, нужна яркость, сцена или улица.

Главное: задайте вопросы письменно и сравните ответы так же, как сметы.

Сколько стоит аренда светодиодного экрана и как не переплатить

Цену двигают площадь, шаг пикселя (чем мельче, тем дороже), тип панелей, конструкция, число смен, выезд за город, ночной монтаж и сезон: в декабре свободных экранов меньше, чем в феврале. Многодневные события считают по сменам.

Для ориентира: у нас аренда светодиодного экрана начинается от 120 000 ₽ за смену — это экран 3×2 м с монтажом и демонтажем. Всего размеров семь, до 12×6 м; в цену за смену входят панели, процессор и коммутация, монтаж и демонтаж, а доставка и видеоинженер считаются отдельно. Если вместо плоского экрана нужен светящийся предмет — стойка регистрации, ведущего или диджея, — есть светодиодная стойка, от 60 000 ₽ за первый день; её часто берут как стойку ресепшен с экраном на входе.

Честно сэкономить можно так. Брать размер по залу, без запаса «на всякий случай». Не переплачивать за мелкий шаг там, где первый ряд далеко. Совместить монтаж с репетицией, чтобы не платить за лишнюю смену. А если на той же сцене есть программа, экран, звук и свет удобнее заказать у одного исполнителя: на площадке будет один ответственный и один тайминг монтажа. Что можно поставить на сцену вместе с экраном, — на странице корпоративов.

Частые вопросы