Как провести корпоратив, на который коллеги придут с удовольствием

Как провести корпоратив с коллегами: на чём держится вечер

Люди идут на корпоратив друг к другу, а не к программе. Это главное, что стоит держать в голове, когда выбираешь зал, артистов и меню. Программа нужна, чтобы людям было легко начать разговор, чтобы вечер не распался на отдельные столы и чтобы в конце было что вспомнить. Но если коллегам неуютно вместе, никакой номер этого не исправит, а если уютно — хорошая программа превращает обычный ужин в вечер, о котором говорят в январе.

У любой компании есть люди, которые на корпоратив идут с радостью, и люди, для которых это обязаловка. Вторых обычно больше, чем кажется. Они не против коллег, они против неудобного дня, позднего начала, долгих речей и страха, что их вытащат на сцену. Хорошо проведённый корпоратив снимает эти страхи заранее: удобная дата, понятное приглашение, задания для всего стола вместо выхода в одиночку, и финал до того, как всем пора домой.

В HR для этого есть слово «вовлечённость». По-человечески это значит, что человек на вечере участвует сам: он поговорил с кем-то из соседнего отдела, посмеялся вместе со всем залом и ушёл с ощущением, что его здесь ценят. Ради этого компании и тратят деньги на праздник, хотя могли бы просто выдать премию.

Главное: прежде чем выбирать программу, решите, что должен почувствовать человек, который уходит с вечера.

Три способа провести корпоратив: самим, с агентством или собрать из исполнителей

Первое решение о том, как провести корпоратив, — кто будет всё это делать. От него зависит, сколько времени уйдёт у вас и сколько денег у компании.

• Самим. Вы бронируете ресторан или зал, коллега с чувством юмора ведёт викторину, кто-то собирает видео о годе. Это честный вариант для команды до двадцати человек, которые хорошо знают друг друга: им не нужно знакомиться и разогреваться, им нужно собраться вместе. Цена — ваше время: на подготовку уйдёт несколько вечеров, а в сам вечер вы будете отвечать за всё вместо того, чтобы отдыхать с коллегами.
  до 20 человек · свои силы · запоминается шутками про своих
• С агентством. Одна компания берёт всё: площадку, ужин, программу, звук, подарки. Это удобно, когда гостей больше ста, офисов несколько, а у вас нет времени. Минус в том, что вы видите итоговую сумму и меньше влияете на то, из чего она состоит. Хорошее агентство задаст вам много вопросов о ваших людях, прежде чем что-то предлагать.
  от 100 человек · всё в одних руках · запоминается масштабом
• Собрать из исполнителей. Площадку и ужин вы выбираете сами, а программу заказываете у тех, кто её делает: ведущего, шоу, бар, фотозону. Так обычно поступают компании на 30–150 человек: денег уходит меньше, чем через агентство, а вечер получается своим. Главная сложность — стыки: кто-то должен свести в один тайминг площадку, кухню, звук и всех, кто выходит к гостям.
  30–150 человек · вы и несколько исполнителей · запоминается главным моментом

Если вы собираете вечер из исполнителей, выбирайте тех, кто сам спрашивает про тайминг и готов собрать программу целиком, а не только привезти свой номер. Тогда стыков становится меньше.

Главное: чем больше гостей и чем меньше у вас времени, тем важнее, чтобы рядом был тот, кто держит весь вечер в голове.

С чего начать: пять решений и короткий опрос сотрудников

До первого звонка в ресторан ответьте себе на пять вопросов. Каждый ответ меняет всё, что будет дальше.

1. Зачем вы собираетесь. Подвести итоги года и поблагодарить людей, познакомить новичков со старожилами, смешать отделы, которые не разговаривают друг с другом, или просто выдохнуть. Если цель — благодарность, сердце вечера — награждение. Если знакомство — рассадка и задания, в которых встречаются люди из разных отделов.
2. Кто и сколько. Считайте по тем, кто подтвердит участие: штатное расписание тут обманывает. Посмотрите на состав: возраст, больше мужчин или женщин, будут ли сотрудники из других городов, придёт ли руководство и захочет ли оно выступать.
3. Когда. День недели и время начала решают явку сильнее программы. Начало сразу после работы удобно тем, кто живёт рядом, а тем, у кого дети или дорога в час, удобнее, когда вечер начинается раньше и раньше заканчивается. Если декабрь уже расписан, подумайте о январе — почему это часто удачнее, мы разобрали в идеях для корпоратива.
4. Где. От зала зависит, что получится в программе: можно ли затемнить свет, есть ли место, которое видно со всех столов, до скольки можно шуметь. Как выбирать площадку, подробно — в статье о том, где провести корпоратив.
5. Сколько денег и на что. Ужин и площадка обычно забирают основную часть, программа получает остаток. Решите заранее, какая доля пойдёт на то, ради чего вечер будут вспоминать.

Опрос сотрудников помогает, если задать правильные вопросы. Вопрос «что вы хотите на корпоративе?» соберёт десять разных ответов, из которых ничего не сложится. Лучше дать выбрать: две-три даты, два-три формата вечера, плюс спросить, что человек не ест, придёт ли с детьми, если их зовут, и кто готов поучаствовать в номере от коллектива. Пять минут на опрос — и вы знаете, на сколько людей рассчитывать и чего избегать.

Главное: запишите ответы на одну страницу. Она понадобится площадке, ведущему и всем, кто будет готовить вечер.

План подготовки корпоратива по неделям

Чтобы провести корпоратив без спешки, удобно отталкиваться от такого порядка. Срок считается от даты праздника. Для новогоднего корпоратива сдвигайте всё на месяц раньше: что бронировать в сентябре и октябре, а что можно оставить на декабрь, — в статье о новогоднем корпоративе.

Самая частая проблема — то, что делается под компанию. Всё, на чём стоит ваш логотип или ваши слова, требует времени на изготовление: бейджи, оформление зала, сувениры, грамоты для награждения. Видео о годе тоже собирается не за вечер: фотографии от коллег приходят медленнее, чем кажется.

Главное: дата и площадка закрепляются первыми, всё остальное подстраивается под них.

Как интересно провести корпоратив, чтобы пришли все и не ушли через час

Явку решает удобство. Люди приходят на вечер, где им понятно, что будет, где они никого не подведут, если не захотят выступать, и откуда легко добраться домой.

• Приглашение за три-четыре недели и напоминание за неделю. В приглашении — дата, время, адрес, дресс-код, если он есть, и одна фраза о том, что будет. «Будет весело» не работает, «будет шоу в середине вечера и награждение по итогам года» — работает.
• Тем, кто не любит сцену. Задания для всего стола вместо выхода в одиночку. Ведущий сам находит добровольцев и никого не ставит в неловкое положение. Какие конкурсы так устроены, мы собрали в статье о конкурсах на корпоратив.
• Новичкам. Рассадка, в которой за каждым столом есть кто-то, кто давно в компании и умеет поддержать разговор.
• Тем, кто за рулём или не пьёт. В руках у них тоже должно быть что-то интересное. Если на вечере есть бар, договоритесь, чтобы у него были напитки для всех.
• Тем, у кого дети. Если компания зовёт детей, детский праздник лучше провести отдельно и раньше: днём на той же площадке. Как это устроить — в статье про ёлку для детей сотрудников.
• Руководству. Одно короткое слово в начале и роль в награждении. Руководитель на корпоративе тоже гость, и ему важно, чтобы вечер не выглядел неловко.

Главное: чем меньше у человека поводов чувствовать себя лишним, тем дольше он остаётся.

Как провести новогодний корпоратив и любой другой: вечер по часам

Каркас вечера одинаков для Нового года, дня рождения компании и летнего праздника. Основная часть длится около трёх часов, дальше — свободная часть для тех, кто хочет остаться. Подробный тайминг по минутам с ответственными за каждую строку мы собрали в статье про сценарий новогоднего корпоратива, здесь — то, что важно знать ответственному.

1. Встреча гостей. Люди приходят вразнобой, и первые пять минут решают, как человек войдёт в вечер. Ему нужно занятие: напиток в руки, место для фото, что-то, на что интересно посмотреть. Если гостей много и они собираются сорок минут, у входа хорошо работает бар, у которого есть на что посмотреть. В научном баре коктейль подают в колбе, над которой поднимается пар, — такой бар мы ставили на празднике Сбера к 23 Февраля и на вечере для коллег VK. Считайте пропускную способность: один бармен делает около шестидесяти коктейлей в час.
   30 минут · у входа · запоминается первым кадром
2. Открытие и застолье. Короткое слово руководителя, первый тост, закуски и одна игра за столами, чтобы соседи заговорили друг с другом.
   40 минут · ведущий и руководитель · запоминается, если сказано по-человечески
3. Главный момент. Примерно через час после начала люди наелись, тосты сказаны, и в руке появляется телефон. Ровно сюда ставят то, на что смотрит весь зал. Если зал можно затемнить и есть свободное место 4 на 4 метра с отдельной розеткой, это может быть тесла-шоу: тридцать минут молний в темноте, которые все снимают на видео. Если затемнить нельзя, лучше то, что делают руками, — например, барный мастер-класс, где на одного бармена приходится до двадцати человек.
   20–40 минут · ведущий и артисты · запоминается видео в телефонах
4. Горячее и награждение. Горячее подают после главного момента: во время номера внимание уходит в тарелки. Награждение короткое и про людей: пять-семь номинаций, у каждой своя история в одну фразу.
   40 минут · кухня, ведущий, руководитель · запоминается историями из года
5. Танцы и финал. Финал ставят, пока в зале ещё почти все: общий кадр, пожелания, что-то, что каждый унесёт с собой. Например, шоколадный оттиск с логотипом или короткой фразой, который ставят на шоколад прямо при госте: за два часа получается 150 оттисков. Штамп делают около недели, поэтому заказывать его нужно минимум за две недели до праздника.
   40 минут · диджей и ведущий · запоминается тем, что уносишь домой

У новогоднего вечера есть своя особенность: в декабре у людей несколько праздников подряд, и они устают. Поэтому новогодний корпоратив лучше делать короче и плотнее, чем летний, а свободную часть оставлять тем, у кого есть силы.

Главное: у вечера три точки, которые нельзя оставить пустыми, — встреча, середина и финал.

День корпоратива: что сделать утром и за час до гостей

В сам день у ответственного одна задача — чтобы все договорённости сработали. Для этого пригодится коробка ответственного: распечатанный тайминг, список гостей с рассадкой, телефоны администратора площадки и всех исполнителей, удлинитель, скотч, ножницы, маркер, зарядка для телефона и запасные батарейки для микрофона, если звук ваш.

• Утром. Короткий созвон с площадкой: во сколько пускают исполнителей, готов ли зал, кто будет на связи вечером.
• За полтора-два часа. Заезжают исполнители. Тем, кому нужно электричество и место, нужно время: тесла-шоу, например, приезжает за час, чтобы поставить катушку и проверить розетку. Встретьте их сами или попросите помощника — первые десять минут уходят на вопрос «где у вас тут можно поставить стол».
• За полчаса. Прогон с ведущим и звуком: какая музыка на выход, кого объявлять, как произносятся фамилии в награждении.
• К приходу гостей. Вы или помощник у входа. Человек, которого встретили по имени, входит в вечер совсем иначе, чем тот, кто сам ищет гардероб.
• Дорога домой. Заранее решите, как разъезжаются те, кто живёт далеко: такси за счёт компании или общий трансфер до метро. Это недорого, а помнят это долго.

Отдельный совет: выберите один телефон, на который звонят все исполнители и площадка. Если это ваш, отдайте на вечер роль ведущего и фотографа другим людям — совместить всё невозможно.

Главное: всё, что можно решить до дня праздника, решите до него. В сам день вы только сверяете тайминг.

Шесть ошибок, которые обходятся дороже бюджета

1. Ответственный один на всё. Он же ведёт, фотографирует, встречает исполнителей и разговаривает с кухней. Что делать: два-три помощника с понятными ролями.
2. Гостей считают по штату. Порций, мест и подарков заказано на сто человек, приходит семьдесят. Что делать: считать по подтверждениям и заложить небольшой запас.
3. Программу бронируют раньше площадки. Потом выясняется, что зал нельзя затемнить или в нём нет места под сцену. Что делать: сначала дата и зал, потом всё остальное.
4. Приглашение за неделю. У половины уже планы. Что делать: приглашение за три-четыре недели, напоминание за неделю.
5. Вечер для руководства, а не для людей. Час докладов, потом ужин, потом танцы для самых стойких. Что делать: официальная часть — десять минут в начале и награждение, остальное — для людей.
6. Каждый исполнитель знает только свою часть. Кухня выносит горячее во время номера, диджей включает танцы во время речи. Что делать: один тайминг на всех за неделю до праздника.

Страхи и план Б

«Никто не придёт». Придут, если дата удобная, приглашение вовремя и понятно, что будет. Опрос с выбором из двух-трёх дат снимает половину отказов ещё до рассылки приглашений.

«Будет скучно». Скучно бывает в середине, когда закончились тосты и ничего не происходит. Поставьте туда главный момент — и эта проблема решена.

«Не уложимся в бюджет». Решите заранее, на чём не экономите, и держите небольшой резерв на то, что всплывёт в последнюю неделю: лишние гости, такси, поздний заезд.

«Ведущий заболеет, артист опоздает». Спросите у исполнителей заранее, что они делают в таком случае. У тех, кто работает давно, на это есть спокойный ответ. А в тайминге держите гибкие блоки: игру за столами можно убрать, танцы растянуть, главный момент поменять местами с награждением — гости ничего не заметят.

Сколько стоит провести корпоратив и как честно сэкономить

Бюджет корпоратива складывается из площадки и ужина, программы, звука и света, дороги и подарков. Площадка и ужин считаются на человека, программа — по тому, что в неё входит. Её цену двигают четыре вещи.

• Число гостей. Номер на сцене стоит одинаково для тридцати и для трёхсот зрителей. Бар, мороженое и шоколад считаются порциями.
• Длительность. Бар на время встречи и бар на весь вечер — разные деньги.
• Дорога. За МКАД добавляется выезд: у нас это 200 ₽ за километр от МКАД.
• Дата. Самые занятые даты года — с 18 по 27 декабря, их разбирают к середине ноября. В декабре мы держим дату один день и закрепляем её предоплатой 50 %.

Ориентир: готовая программа новогоднего корпоратива на 50 гостей — встреча с азотным паром, бар на 50 порций и фотозона — стоит от 85 000 ₽, расчёт на 100 и 200 гостей там же.

Честно сэкономить можно так. Команде до двадцати человек, которая хорошо знает друг друга, артисты не обязательны: хватит отдельного зала, викторины о компании от коллеги и короткого награждения. Сэкономленное лучше потратить на хороший ужин и такси домой. Не стоит экономить на звуке и на человеке, который держит тайминг: тихий микрофон и путаницу видят все.

Если хотите понять, во что обойдётся именно ваш вечер, напишите, сколько вас, где и когда праздник, — назовём цену под вашу дату и число гостей.

Как выбрать, кому доверить программу корпоратива

Исполнителей на корпоратив выбирают по фото и цене, а проверять стоит другое. Вот по чему видно, что вечер будет в надёжных руках.

• Спрашивают о ваших людях. Сколько гостей, какой возраст, что за компания, зачем собираетесь. Тот, кто сразу присылает прайс, скорее всего привезёт свой обычный номер.
• Называют, что нужно от площадки, цифрами. Сколько места, какая розетка, нужно ли затемнение, во сколько заезд. «Разберёмся на месте» оборачивается суетой за десять минут до гостей.
• Отвечают, кто на месте за что отвечает. Если в программе жидкий азот или техника, спросите, кто за них отвечает на площадке и что будет, если что-то сломается.
• Знают, что делать при опоздании и болезни. Хороший ответ звучит спокойно и с вариантами.
• Показывают видео с реальных вечеров. Зал с гостями и обычный свет ресторана — так будет и у вас.

Главное: хороший исполнитель задаёт вам больше вопросов, чем вы ему.

Что сделать после корпоратива

У праздника есть ещё один день — следующий. Люди запоминают вечер по самому яркому моменту и по тому, как он закончился, — об этом правиле мы писали в идеях для корпоратива. Поэтому финал стоит продлить.

• Сказать спасибо. Короткое сообщение в общий чат на следующий день: спасибо, что пришли, и отдельное спасибо тем, кто помогал или выступал.
• Отправить фото. В течение пары дней, пока вечер свежий. Фото с праздника расходятся по личным страницам и работают на компанию лучше любого поста о корпоративной культуре.
• Задать три вопроса. Что запомнилось больше всего, что можно убрать, придёте ли в следующий раз. Трёх вопросов достаточно, чтобы следующий корпоратив получился лучше этого.
• Записать на будущее. Площадку, исполнителей, тайминг и что сработало. Через год это сэкономит вам неделю подготовки.

Главное: фото и благодарность на следующий день продлевают праздник ещё на неделю.

Из практики

Одна из самых тёплых историй в моей работе случилась даже не на корпоративе. Это день деревни. Каждое лето один очень крутой человек устраивал праздник для жителей своей деревни, и мы возили туда кейтеринг, батуты, мастер-классы, шоу и тимбилдинги. А на следующий день оставались у него уже как гости: катались на его катере, играли и были там как друзья. Я вспоминаю его каждый раз, когда меня спрашивают, как провести корпоратив. Чаще всего мне пишут так: «у нас вот такое мероприятие, нужно научное шоу, сколько это будет стоить, можете быстро посчитать?» Посчитать, конечно, можем. Но тот праздник в деревне получался из-за того, что человек делал его для своих людей и сам был среди них. Мы дарим эмоции, мы получаем эмоции, нас люди помнят и с нами дружат — ради этого я и люблю эту работу.

Частые вопросы