Интерактивы на мероприятие: почему гости проходят мимо и что их останавливает

Интерактивы на мероприятие: зачем они и где им место в вечере

На большом мероприятии всегда есть время, которое ничем не занято. Гости приезжают вразнобой, и первые сорок минут, пока зал собирается, человек стоит с бокалом и ищет, с кем заговорить. Для этого на корпоратив и привозят интерактивы. Хорошая встреча гостей устроена как работа трёх служб: пока все собираются, бар их поит, кейтеринг даёт закуски, а аттракционы развлекают.

У организаторов для этого есть свои слова: велком-зона, интерактивные зоны, активности на мероприятии. По-человечески это места, где гостю есть чем заняться без приглашения на сцену. Номер на сцене собирает всех на двадцать-тридцать минут и требует тишины. Интерактив работает часами и разговорам не мешает: подошёл, поучаствовал, вернулся к своим.

Второе место для интерактива — середина вечера, когда тосты сказаны, а до горячего ещё далеко. Третье — финал, то, что гость унесёт с собой. Для каждого из трёх моментов подходит своё, об этом ниже.

Главное: интерактив закрывает время, когда у гостей нет общего занятия, — встречу, перерывы и финал.

Почему гости проходят мимо интерактива

Пустая интерактивная зона на празднике — частая картина, и почти никогда дело не в самой идее. Гости не подходят по шести вполне понятным причинам.

• Непонятно, что делать. Стол с реквизитом и табличка «Интерактив» ничего не объясняют. Если за три секунды не ясно, что здесь происходит, человек идёт дальше: подойти и спросить неловко.
• Страшно быть первым. Особенно среди коллег и при руководителе: вдруг не получится, и все увидят. Люди подходят туда, где уже стоят другие, — психологи называют это социальным доказательством. Пока у зоны никого нет, она так и остаётся пустой.
• Никто не зовёт. Зона без человека превращается в мебель. Ведущий или бармен, который улыбается и спрашивает «хотите попробовать?», решает больше, чем любое оформление.
• Зону не видно. Угол за колонной, соседний зал, коридор к гардеробу. Гость не знает, что там что-то есть, а специально искать не пойдёт.
• Долго и с инструкцией. Если участие занимает пятнадцать минут и начинается с правил, человек выберет разговор с коллегой. На встречу гостей годится то, что занимает от минуты до пяти.
• Очередь стоит. Небольшая очередь притягивает: раз стоят, значит, интересно. Очередь, которая не двигается, отталкивает новых гостей и раздражает тех, кто в ней застрял.

Заметьте: ни одна из причин не говорит, что гостям неинтересно. Интересно почти всем, мешают неловкость, непонятность и неудобство. Всё это можно убрать заранее, ещё до того, как вы выбрали сам интерактив.

Главное: гость подходит туда, где понятно, что делать, где уже кто-то стоит и где его зовут.

Что останавливает гостя: пять признаков интерактива, который работает

Если собрать вместе всё, что заставляет гостя замедлить шаг, получится пять признаков. По ним можно проверить любую идею — и свою, и ту, что предлагает исполнитель.

1. Видно издалека. Движение, пар, свет, звук, люди вокруг. Облако азотного пара над столом замечают от входа, а аккуратный стол с карточками — только когда подходят вплотную.
2. Понятно за три секунды. Двое в касках наперегонки накачивают шар — объяснять ничего не нужно, правила видны со стороны.
3. Короткий круг. От минуты до пяти на человека. Тогда гость успевает поучаствовать и вернуться к своим, а очередь двигается.
4. Есть человек. Он зовёт, показывает, помогает тихоне и следит за порядком. Если в зоне азот или техника, он же отвечает за безопасность.
5. Что-то остаётся. Фото, вкус, вещь или история. Шоколад с логотипом, который гость сделал своими руками, кадр в облаке пара, победа над коллегой из соседнего отдела.

И ещё одно, о чём часто забывают: хороший интерактив работает и на тех, кто только смотрит. Соревнование, вокруг которого собрался круг болельщиков, развлекает всех рядом, а не только двоих участников. На фото в начале статьи в касках двое гостей, а праздник получают все, кто стоит вокруг.

Главное: проверяйте идею по пяти признакам — видно, понятно, коротко, есть человек, что-то остаётся.

Как выбрать интерактив на корпоратив: гости, время, площадка

Выбирать обычно начинают с картинок, а стоит — с пяти вопросов. Каждый ответ отсекает часть вариантов, и к концу остаются два-три подходящих.

• Сколько гостей. На сорок человек хватит одной зоны, на триста нужно несколько или одна, но очень быстрая. Как это посчитать, рассказываем ниже, в разделе об очереди.
• Какой момент вечера. На встречу гостей — то, что не требует собирать людей и не мешает разговорам: угощение, которое готовят при госте, фотозона, аттракцион. В середину вечера — соревнование со зрителями или общий номер. В финал — то, что гость унесёт с собой.
• Кто гости. Коллеги, которые давно знакомы, охотно соревнуются друг с другом. Незнакомые гости форума или клиенты на публике раскрываются хуже, им лучше то, что делаешь сам, без зрителей. На семейном празднике с детьми нужно короткое и яркое: малыши долго в очереди не стоят.
• Что за площадка. Улица или зал, сколько места, где розетки, можно ли пар — у каждого интерактива свои требования. Например, коктейлям, которые светятся в ультрафиолете, нужен приглушённый свет, а угощение, которое готовят при госте, часто можно поставить и на улице, если нет сильного дождя.
• Зачем вы собираетесь. Перемешать отделы — соревнование парами из разных команд. Показать продукт — интерактив с вашим логотипом, на языке маркетинга это бренд-активация. Просто порадовать людей — вкусное и красивое.

Если интерактив нужен на выставку, где гости вас не знают и пришли не к вам, механика другая. Про неё мы отдельно писали в статье о том, как привлечь посетителей на стенд.

Главное: сначала время и гости, потом идея.

Где поставить интерактивную зону на мероприятии

Даже хороший интерактив можно погубить местом. Вот три правила расстановки.

• На пути гостя. Между входом и баром, между гардеробом и залом — там, где люди проходят и так. Зону в соседнем помещении найдут только те, кто случайно туда заглянет.
• Не в проходе. Вокруг зоны встанут участники, очередь и болельщики. Если они перекроют дорогу официантам, через полчаса зону попросят подвинуть.
• Не рядом со сценой. Пока на сцене речь или номер, шумный интерактив мешает, а сцена мешает ему. Хорошо, когда исполнитель знает тайминг вечера и делает паузу на официальную часть.

Главное: зона стоит на пути гостя, на виду, но не в проходе и не под сценой.

Ошибки, которые обходятся дороже самого интерактива

• Одна зона на весь зал. Сто пятьдесят гостей, один стол и очередь на час. Что делать: посчитать скорость зоны до заказа — как это сделать, ниже, в разделе об очереди.
• Интерактив против сцены. Болельщики кричат во время речи руководителя. Что делать: отдать исполнителю тайминг и заранее договориться о паузах.
• Зона без человека. Реквизит привезли и расставили, а у стола никого. Что делать: спросить, кто стоит у зоны всё время её работы.
• Длинная инструкция. Правила на листе А4. Что делать: если правила нельзя объяснить одной фразой, это интерактив не для встречи гостей.
• Не согласовали площадку. Розетки нет, пар нельзя, ставить разрешили только у дальней стены. Что делать: заранее передать площадке требования исполнителя и получить ответ письменно.
• Приз важнее игры. Дорогой приз превращает игру в напряжённое соревнование, и тихони не подходят вовсе. Что делать: приз символический, главное — смех и фото.

Главное: большинство ошибок видно ещё на бумаге — в тайминге, плане зала и требованиях к площадке.

Идеи интерактивов на мероприятие: 12 вариантов с паспортами

Ниже — двенадцать интерактивов, которые работают на корпоративе, форуме и семейном празднике. Под каждым паспорт: сколько времени на гостя, сколько людей он пропускает, что нужно от площадки и чем запомнится. Первые три можно сделать своими силами, без исполнителей.

• Викторина на экранах. Вопросы о компании, годе и коллегах, гости отвечают с телефонов, результаты на большом экране. Хватит бесплатного сервиса для опросов и коллеги с чувством юмора.
  10–20 минут · весь зал сразу · экран или проектор · чем запомнится: смехом над ответами
• Стена ответов. Большой лист или доска с одним вопросом: «Что было лучшим в этом году?», «Чего пожелать компании?». Гости пишут, читают чужое и фотографируют. Делается за вечер подготовки.
  минута на гостя · без ограничений · стена и маркеры · чем запомнится: словами коллег
• Большие настольные игры. Напольная башня из брусков, огромные шахматы, кикер. Их можно взять в прокате и поставить без ведущего, но притягивают они слабее: подойдут те, кто и так активен.
  5–15 минут · 2–6 человек за раз · свободный угол · чем запомнится: башней, которая рухнула на третьем ходу
• Соревнование в касках. Наш аттракцион с фото в начале статьи: двое гостей надевают каски и наперегонки накачивают шар ногами, а вокруг собираются болельщики. Правила видны со стороны, поэтому следующая пара находится сама. Такие аттракционы мы возим на площадку, чтобы занять гостей, пока все собираются.
  пара минут на двоих · смотрят все вокруг · свободный пятачок пола · чем запомнится: криками болельщиков и конфетти
• Крио-мороженое при госте. Бармен готовит порцию в облаке азотного пара, гость выбирает топпинг и уходит с рожком. Пар видно от входа, а очередь двигается быстро.
  30 секунд на порцию · до 60 порций в час на одного бармена · стол 2×1 м и розетка · чем запомнится: паром и вкусом
• Шоколадный оттиск. Ведущий опускает штамп с вашим логотипом или фразой в жидкий азот, а гость сам ставит его на шоколад. Шоколад расплющивается и застывает с рисунком: сделал своими руками и тут же съел.
  меньше минуты на гостя · 150 оттисков за 2 часа · заказ минимум за 2 недели, штамп делают около недели · чем запомнится: логотипом, который гость поставил сам
• Научный бар. Коктейли в колбах с паром от сухого льда. Самый частый вопрос у стойки — «а это можно пить?», и с него начинается разговор. Такой бар мы ставили Сберу на 23 Февраля и для коллег в VK.
  около 60 коктейлей в час на бармена · место 2×1,5 м, розетка, вода рядом · чем запомнится: колбой в руке и паром
• Люмо-бар. Коктейли, которые светятся в ультрафиолете. Ему нужен приглушённый свет, поэтому он хорош на вечеринке после официальной части или в тёмном фойе.
  коктейль в руки за пару минут · приглушённый свет · чем запомнится: светящимся стаканом на фото
• Фотозона в азотном паре. Гости фотографируются с лабораторным реквизитом в облаке пара, а оператор зоны делает пар к каждому кадру. Фотозона без человека стоит пустой, с оператором она работает весь вечер без расписания.
  пара минут на компанию · гости подходят сами · зона 2×2 м и розетка · чем запомнится: кадром, который разлетится по соцсетям
• Мини-шоу у локации. Короткие научные номера по расписанию прямо у стола: например, пар, который валит из колб, или шарик, который надувается за один выдох. На каждый номер собирается толпа, а между номерами люди остаются у стола и спрашивают, как это работает.
  несколько минут на номер · собирает всех, кто рядом · стол, розетка и горячая вода · чем запомнится: вопросом «а как это получилось?»
• Научный мастер-класс. Гости за столами сами проводят опыты в очках и перчатках, ведущий рядом. Это интерактив для дневной части, а не для встречи: участие длиннее, зато вовлекает полностью. Так было на форуме «АРМИЯ-2023»: наша локация работала семь дней по восемь часов, и к ней приходило до 1 700 гостей в день.
  группа до 12 человек на ведущего · столы и розетка · чем запомнится: «я сам это сделал»
• Барный мастер-класс. Гости сами собирают безалкогольные коктейли в колбах, бармен подсказывает. Он хорош для команды, которую нужно перемешать: за одним столом оказываются люди из разных отделов.
  60–90 минут · до 20 человек на бармена · столы и розетка · чем запомнится: своим рецептом

Соревнования для зала, которые проводит ведущий, — отдельная тема, мы собрали их в статье «Конкурсы на корпоратив».

Главное: на встречу гостей — короткое, заметное и вкусное; в середину вечера — то, на что смотрят все; в финал — то, что остаётся в руках.

Как посчитать очередь у интерактива

Очередь считают просто: сколько гостей подойдёт к зоне, делим на то, сколько она пропускает за час. Вот как это выглядит на 150 гостях.

Отсюда два вывода. Порционный интерактив на встречу гостей либо растягивают на вечер, либо ставят на него двоих. А если гостей много, две разные зоны в разных концах зала работают лучше, чем одна с хвостом через весь холл: очередь короче, и людям есть куда пойти.

Главное: скорость зоны считают до заказа, а не на месте.

Страхи и план Б

«Никто не подойдёт». Подойдут, если у зоны есть человек, который зовёт, и если первыми выйдут двое смелых. Договоритесь с ними заранее: активные коллеги есть в любой команде.

«Будет очередь». Посчитайте скорость по таблице в разделе об очереди и держите рядом второе занятие, чтобы ожидание не было пустым: бар, фотозону, стену ответов.

«Коллеги постесняются». Поставьте рядом то, где не нужна публика: оттиск, мороженое, фото. Соревнование оставьте тем, кто хочет.

«Праздник на улице, а вдруг дождь». Спросите исполнителя, в какую погоду он работает. Крио-мороженое, например, готовят на улице в любую погоду, кроме сильного дождя, остальному нужен навес.

«Азот — это опасно». С азотом работает ведущий или бармен, гость его не трогает. В шоколадном оттиске ведущий сам опускает штамп в азот, а гость только ставит его на шоколад.

Сколько стоят интерактивы на мероприятие и как сэкономить

Цену интерактива складывают три вещи: сколько гостей через него пройдёт, сколько часов он работает и куда его везти.

• Порции. Мороженое, бар и шоколад считаются порциями. Чем больше гостей, тем больше сумма, но каждая порция обходится дешевле.
• Время и люди. Фотозону, аттракцион и мастер-класс считают по времени работы и по тому, сколько человек стоит у зоны.
• Дорога и дата. За МКАД добавляется выезд — у нас это 200 ₽ за километр от МКАД. В декабре даты разбирают раньше всего, поэтому дату мы держим один день и закрепляем предоплатой 50 %.

Ориентиры: научный бар на 50 порций — от 35 000 ₽, шоколадный оттиск — 150 штук за 2 часа за 45 000 ₽, крио-мороженое на 100 порций — 40 000 ₽. Всё это в пределах МКАД, состав и расчёт на большее число гостей — на страницах программ.

Честно сэкономить можно так. Если гостей до тридцати и все давно знакомы, отдельная интерактивная зона не нужна: викторина, стена ответов и хороший ужин сделают своё. Если гостей больше, не берите пять зон понемногу: одна сильная на встречу и одна на финал работают лучше.

Чтобы понять, во что обойдётся ваш вечер, напишите, сколько гостей и сколько часов длится встреча, — назовём цену под вашу дату.

Аренда интерактивов: как выбрать исполнителя

Интерактивы на мероприятие обычно выбирают по фото и цене, а проверять стоит другое. Вот по чему видно, что зона не будет стоять пустой.

• Спрашивает о гостях. Сколько их, в какой момент вечера нужна зона, кто они друг другу. Без этого нельзя посчитать ни порции, ни людей у стола.
• Называет скорость числом. «Около 60 порций в час на бармена» — это ответ. «Справимся с любым потоком» — нет.
• Говорит, кто стоит у зоны. Сколько человек, всё ли время работы и кто отвечает за азот или технику.
• Перечисляет, что нужно от площадки. Место в метрах, розетка, вода, во сколько заезд и где разгрузиться.
• Показывает фото и видео с гостями. Живая очередь и обычный свет зала, а не постановочный кадр пустой зоны.

Главное: хороший исполнитель сначала спрашивает про ваших гостей и только потом рассказывает про свой реквизит.

Из практики

Как работает хороший интерактив, проще всего показать на шоколаде. На одном дне рождения мы встречали гостей этой локацией. На столе много пара и лабораторной посуды, и это сразу привлекает внимание. Ведущий спрашивает: хотите сделать красивый шоколад своими руками? Опускает штамп в азот, гость ставит его на вылитый шоколад, и тот застывает с логотипом наверху. Это красиво, необычно, как маленькая магия.

На большом корпоративе так устроена вся встреча гостей: пока люди собираются, бар их поит, кейтеринг даёт закуски, а аттракционы развлекают. Мы продаём эмоции через наши локации. А самая длинная встреча гостей в моей практике — неделя на форуме «АРМИЯ-2023»: семь дней по восемь часов у лабораторных столов. Масштаб, уровень, благодарности — неделя чистого кайфа, а не работы.

Частые вопросы